| इंडैक्सिंग एवं कोडिंग |
इंडैक्स डेटा के वे क्षेत्र हैं जिन्हें प्रत्येक दस्तावेजी इमेज के लिए नियत किया जाता है। यह वे की-वर्ड्स हैं जिन्हें बाद में इमेज खोजने के लिए प्रयोग किया जाएगा। इंडैक्सिंग पूरी इमेजिंग प्रक्रिया का सबसे अधिक समय लेने वाला भाग हो सकता है।
दस्तावेज इमेजिंग प्रणाली में एक व्यापक इंडैक्सिंग प्रणाली होती है जो दस्तावेजों को भविष्य में प्रयोग के लिए व्यवस्थित करती है। इंडैक्स प्रणाली एक व्यवस्थित दस्तावेज फाइलिंग प्रणाली और भविष्य में पुनः प्राप्ति को आसान एवं कुशल बनाती है। अच्छी इंडैक्सिंग प्रणाली मौजूदा प्रक्रियाओं और प्रणालियों को और अधिक प्रभावी बनाती है। इमेजिंग प्रणाली में इलैक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की व्यवस्था के 3 लोकप्रिय कार्य एवं प्रयोग तरीके हैं:
- दस्तावेज के भीतर शब्दों की इंडैक्स बनाना
- फोल्डरों में दस्तावेजों को स्टोर करना
- किसी दस्तावेज में इंडैक्स क्षेत्र नियत करना
हालांकि, इंडैक्सिंग में सबसे ज्यादा लोकप्रिय और किफायती तरीका विशेष क्षेत्रों का प्रयोग करना है। यह इससे प्रयोगकर्त्ता पहचान के लिए प्रयुक्त इंडैक्स किए गए क्षेत्रों पर आधारित दस्तावेज एक्सेस कर सकता है। शब्दों द्वारा इंडैक्स (दस्तावेज के भीतर) बनाना बहुत खर्चीला है क्योंकि इसमें प्रत्येक दस्तावेज की मैनुअल एडिटिंग करनी पड़ती है जोकि बहुत बड़ी मात्रा में दस्तावेजों के लिए लगभग असंभव है।
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